[가이드] 셀러 자료, 쌓아만 두지 않고 실제로 쓰는 정리법

안녕하세요, 자료실 담당 에디입니다. 자료는 열심히 모으는데 정작 필요할 때 못 찾는다는 이야기를 자주 듣습니다. 오늘은 거창한 툴 없이도 굴러가는 정리 방식을 공유드려요. ■ 1. 폴더는 '주제'가 아니라 '일의 순서'로 마케팅, 물류, 세무처럼 주제별로 나누면 애매한 자료가 계속 생깁니다. 대신 실제 업무 흐름대로 나눠보세요. - 01_상품기획 (시장조사, 경쟁사 메모) - 02_소싱_발주 (견적서, 거래처 연락처, 발주 이력) - 03_통관_인증 (인보이스, 인증 관련 서류) - 04_등록_운영 (상세페이지 원본, 이미지, 상품 설명 초안) - 05_정산_세무 (매입 증빙, 정산 내역) "지금 내가 하고 있는 단계"가 곧 폴더 이름이라 고민 없이 넣게 됩니다. ■ 2. 파일명 규칙은 딱 하나만 [날짜]_[상대방 또는 상품]_[내용] 형식으로 통일해보세요. 예: 20260818_A거래처_견적서, 20260818_보온병_상세페이지초안 날짜를 앞에 두면 자동으로 시간순 정렬이 되고, 검색창에 거래처 이름만 쳐도 관련 파일이 한 번에 나옵니다.

■ 3. 원본과 작업본 분리 거래처에서 받은 파일, 기관에서 받은 서식은 절대 덮어쓰지 말고 '원본' 폴더에 그대로 두세요. 수정은 항상 복사본에서요. 나중에 분쟁이나 확인 요청이 있을 때 원본이 남아 있는 것과 아닌 것은 차이가 큽니다. ■ 4. 증빙 서류는 발생 즉시 저장 영수증, 인보이스, 거래명세서는 미루면 반드시 유실됩니다. 받은 그날 폴더에 넣는 습관 하나가 나중의 시간을 크게 아껴줍니다. ■ 5. 백업은 두 곳에 로컬 + 클라우드 조합을 권합니다. 특히 상세페이지 원본 파일과 거래 증빙은 날아가면 복구가 어려워요. ■ 주의할 점 거래처 정보나 고객 개인정보가 담긴 파일은 공유 링크를 열어둔 채 방치하지 않도록 조심해주세요. 공유가 끝났으면 링크 권한을 정리하는 것까지가 한 세트입니다. 각자 쓰고 계신 정리 방식이나 추천 툴 있으시면 댓글로 나눠주세요. 좋은 내용은 정리해서 자료실에 다시 올려두겠습니다.