셀러 업무 자료, '찾는 데 걸리는 시간'을 줄이는 폴더 정리 기준

자료실에 좋은 자료가 많이 쌓였는데, 정작 필요할 때 못 찾는다는 이야기를 자주 듣습니다. 자료는 모으는 것보다 다시 꺼내 쓰는 게 훨씬 어렵죠. 오늘은 제가 쓰는 정리 기준을 공유드립니다.\n\n**1. 폴더는 '주제'가 아니라 '업무 흐름'으로 나눕니다**\n주제별로 나누면 어디에 넣을지 매번 고민하게 됩니다. 대신 실제 일하는 순서대로 나눠보세요.\n- 01_소싱 (거래처 정보, 견적서, 샘플 기록)\n- 02_등록 (상품정보 원본, 이미지 소스, 상세페이지 작업본)\n- 03_운영 (CS 응대 템플릿, 반품/교환 기준)\n- 04_정산 (월별 정산서, 광고비 내역, 매입 증빙)\n- 05_학습 (강의 자료, 정리 노트)\n\n숫자를 앞에 붙이면 정렬이 흐트러지지 않습니다.\n\n**2. 파일명에 날짜를 앞으로 뺍니다**\n`250815_상품명_상세페이지_v2` 형식이 편합니다. YYMMDD로 쓰면 이름순 정렬이 곧 시간순 정렬이 됩니다. 'v2', '진짜최종', '최종_수정' 같은 이름이 섞이는 걸 막으려면 버전은 숫자로만 쓰는 게 좋습니다.\n\n**3. '작업중'과 '보관' 두 칸만 둡니다**\n각 폴더 안에 진행 중인 것과 끝난 것만 구분해도 체감이 꽤 다릅니다. 끝난 건 보관으로 옮기고, 작업중 폴더에는 지금 손대고 있는 것만 남겨두세요.\n\n**4. 증빙 서류는 원본을 절대 덮어쓰지 않습니다**\n세금계산서, 정산서, 수입 관련 서류는 다운로드 원본을 그대로 두고, 가공이 필요하면 사본을 만들어 작업하세요. 나중에 확인 요청이 들어왔을 때 원본이 남아있는지 여부가 생각보다 중요합니다. 보관 기간이나 필수 서류 범위는 사업 형태에 따라 다를 수 있으니, 세무 담당자나 관할 기관에 한 번 확인해 두시는 걸 권합니다.\n\n**5. 클라우드 하나는 반드시 둡니다**\nPC 고장이나 실수 삭제는 예고 없이 옵니다. 최소한 정산·증빙 폴더만이라도 클라우드에 동기화해 두세요.\n\n거창한 시스템보다 '내가 계속 지킬 수 있는 규칙'이 낫습니다. 위 기준을 그대로 쓰실 필요는 없고, 본인 업무에 맞게 항목만 바꿔서 시작해 보세요.\n\n각자 쓰고 계신 정리 방법이 있다면 댓글로 공유해 주세요. 모아서 정리본으로 올려두겠습니다.