셀러 자료 정리, 폴더 구조부터 잡고 가시면 편합니다 (템플릿 목록 포함)

안녕하세요, 에디입니다. 자료실에 올라오는 파일들이 쌓이다 보면 정작 필요할 때 못 찾는 일이 생깁니다. 그래서 오늘은 '무슨 자료를 받을까'보다 '받은 자료를 어떻게 굴릴까'에 대해 정리해 봤습니다. ■ 폴더 구조 예시 제가 쓰는 방식인데, 참고만 하시고 각자 맞게 바꾸시면 됩니다. ``` 00_공통양식 계약서, 발주서, 견적서 같은 반복 사용 문서 01_상품별 상품 코드 또는 이름별 폴더 02_거래처 업체별 견적, 명함, 대화 기록 03_세무회계 매입/매출 증빙, 부가세 관련 04_마케팅 상세페이지 소스, 이미지 원본, 카피 초안 05_학습자료 강의 노트, 스크랩 99_보관 끝난 건, 지난 시즌 ``` 핵심은 '숫자 접두어'입니다. 이름순 정렬이 곧 사용 빈도순이 되어서, 자주 쓰는 게 항상 위에 옵니다. ■ 파일명 규칙 `날짜_구분_대상_버전` 순서를 권해드립니다. 예: `20260814_견적_OO상사_v2.xlsx` 날짜를 YYYYMMDD로 앞에 두면 정렬이 자동으로 시간순이 됩니다. '최종', '진짜최종', '최종수정' 대신 v1, v2로 쓰시면 나중에 헷갈리지 않습니다. ■ 갖춰두면 좋은 양식들 - 상품 원가 계산표: 매입가, 관부가세, 국내외 배송비, 플랫폼 수수료, 광고비, 포장비까지 모두 넣어야 실제 마진이 보입니다. 수수료와 광고비를 빼고 계산하면 남는 것처럼 보이는 함정이 있습니다.

- 발주·입고 관리표: 발주일, 예상 입고일, 실제 입고일, 수량 차이, 불량 수량. 실제 입고일을 기록해 두면 업체별 리드타임이 데이터로 쌓입니다. - 거래처 정보표: 담당자, 연락 수단, 결제 조건, 최소 주문 수량, 이슈 이력. - 상세페이지 체크리스트: 업로드 전 확인 항목을 고정해 두면 누락이 줄어듭니다. - 광고 성과 기록표: 기간, 소재, 지출, 전환. 플랫폼 대시보드는 보관 기간 제한이 있는 경우가 있어서 따로 옮겨두시면 좋습니다. ■ 백업 클라우드 한 곳만 쓰시더라도, 세무 관련 증빙은 별도 위치에 한 벌 더 두시길 권합니다. 증빙 서류의 보관 의무 기간은 서류 종류와 사업 형태에 따라 다르니, 정확한 기준은 국세청 안내나 담당 세무사께 확인하시는 게 좋습니다. ■ 남의 자료를 쓰실 때 공유받은 이미지, 폰트, 템플릿은 상업적 이용이 허용되는지 먼저 확인해 주세요. 무료 배포라도 상업 용도는 별도 라이선스가 필요한 경우가 있습니다. 상세페이지에 넣었다가 나중에 문제가 되면 수정 비용이 더 큽니다. ■ 시작하는 방법 한 번에 다 정리하려고 하면 지칩니다. 저는 폴더만 먼저 만들어두고, 새로 생기는 파일부터 규칙대로 넣었습니다. 기존 파일은 필요해서 열어볼 때마다 하나씩 옮겼고요. 몇 주 지나니 자주 쓰는 것들은 자연스럽게 정리되어 있더라고요. 각자 쓰시는 정리 방식이나 유용한 양식 있으시면 댓글로 공유해 주세요. 좋은 방법들 모이면 따로 정리해서 올려보겠습니다.